Découvrez les 15 applications incontournables d’une assistante virtuelle !

Vous êtes entrepreneurs et vous rêvez de collaborer avec une assistante virtuelle freelance à distance ? Mais, vous craignez d’être noyé dans des outils difficiles à prendre en main ? Pas de panique, Notion, Canva, Brevo, sont des dispositifs faciles à utiliser. Google Workspace, une suite d’outils incroyablement puissante pour travailler efficacement avec votre collaboratrice à distance. Ces programmes vont vous simplifier la vie avec vos collaborateurs. Ce sont des systèmes puissants, collaboratifs et gratuits pour la plupart qui vont participer à la réussite de vos projets. Découvrez les applications d’une assistante virtuelle pour booster votre productivité.

NOTION, le compagnon parfait pour une organisation aux petits oignons avec votre assistante virtuelle freelance

Notion est une plateforme en ligne polyvalente qui va révolutionner votre façon de gérer vos projets avec votre assistante virtuelle. Ce qui rend Notion si spécial, c’est sa capacité à offrir une grande variété d’outils réunis en un seul endroit. Notion peut tout faire, c’est une solution tout-en-un : tableaux de bord, base de données, listes de missions, calendriers, stockage d’informations importantes, etc. Ce merveilleux outil s’adapte aux besoins de chaque utilisateur. Il propose des modèles préconçus pour simplifier sa prise en main. Néanmoins, vous avez des possibilités infinies de personnalisation. Vous allez pouvoir faire du sur-mesure pour organiser vos tâches quotidiennes, rationaliser vos processus de travail et collaborer avec votre collègue à distance. Notion a la capacité de gérer plusieurs projets simultanément. Avec les tableaux de bord personnalisés, les membres d’une équipe peuvent aisément suivre l’avancement des missions. Indispensable pour identifier les problèmes et pour adopter des décisions éclairées.

Si vous êtes encore réticent, sachez que l’interface utilisateur est intuitive et facile à prendre en main, même pour les débutants. Pas besoin de compétences techniques particulières, c’est un système de glisser-déposer pour la mise en page. Notion est un merveilleux dispositif pour tous ceux qui cherchent à améliorer leur organisation au travail. C’est un outil extrêmement pratique pour les assistantes virtuelles. Vous pouvez utiliser cet outil gratuitement, la version payante propose des fonctionnalités supplémentaires. Il existe d’autres outils de gestion de projet tels que Trello et Monday, à vous de trouver l’outil qui vous convient pour travailler profitablement avec votre assistante virtuelle freelance.

❇️ Comment améliorer sa productivité avec une assistante virtuelle ?

Google Workspace, une suite d’outils incroyablement puissante pour travailler efficacement avec votre collaboratrice à distance

Google est bien plus qu’un simple moteur de recherche. En tant qu’entrepreneur, les outils Google peuvent vous aider à gérer vos projets de manière efficace. La liste est longue, mais voici une petite sélection des outils Google plébiscités par les assistantes virtuelles : 

• Google Drive est un service de stockage en ligne qui permet de stocker des fichiers et de les partager. Les données sont stockées sur le cloud, ce qui permet d’y accéder depuis n’importe quel appareil connecté. D’autres alternatives existent tels iCloud et Dropbox.
• Google Agenda, un outil de gestion de calendrier en ligne qui permet de planifier et d’organiser des rendez-vous, des réunions et des tâches. L’outil offre la possibilité d’inviter des personnes aux événements et de mettre en place des rappels.
• Google Meet est un outil de visio en ligne qui permet de se réunir à distance. Facile à utiliser, il offre une qualité audio et vidéo en haute définition.
• Google Docs est un outil de traitement de texte en ligne qui permet de créer et de modifier des documents à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet. Il offre également la possibilité de collaborer en temps réel avec d’autres personnes.
• Google Sheets, c’est un tableur en ligne qui propose les mêmes fonctionnalités que Google Docs, sauf que c’est pour des données chiffrées.

Les outils Google font partie du quotidien des assistantes virtuelles. La collaboration en temps réel, l’interface intuitive, le stockage en ligne, bref autant de qualités indispensables pour un travail efficace et productif. L’ensemble des outils cités sont gratuits. Cependant, à partir de 15 Go de données, il est nécessaire de prendre un abonnement mensuel adapté à vos besoins. 

CANVA une application collaborative pour des visuels qui dépotent 

Canva est un outil de création graphique en ligne permettant de créer des designs professionnels facilement. Il permet en un rien de temps de créer des visuels pour votre entreprise : publications pour les réseaux sociaux, cartes de visite, invitations, vidéo, présentation, etc. Canva est simple d’utilisation grâce à son interface intuitive et conviviale, vous pouvez : 

• créer des designs à partir de zéro ou utiliser l’un des nombreux modèles disponibles. 
• personnaliser vos créations : couleur, typographie, photos, éléments graphiques.
• concevoir des visuels à votre image dans le respect de votre charte graphique.
• créer sur Canva votre identité visuelle, si vous n’en possédez toujours pas.
• collaborer avec d’autres utilisateurs en temps réel. 
• partager vos designs avec votre équipe afin de recueillir leurs suggestions et leurs commentaires.  
• programmer les publications sur les réseaux sociaux : LinkedIn, Facebook, Instagram, Pinterest, etc. L’outil Buffer permet également de publier sur les réseaux. 

Cet outil tout-en-un propose une version gratuite, toutefois, la version payante est indispensable pour pouvoir profiter de tous ces services. En bref, Canva est un outil génial qui permet à chacun de donner vie à ses idées de manière créative et professionnelle. Alors, n’hésitez pas à donner vie à vos projets avec Canva et à laisser libre cours à votre créativité !

Brevo, l’outil français pour envoyer des emails impactant

Brevo, anciennement Sendinblue, est un outil de marketing par email. Ce logiciel offre une gamme complète de fonctionnalités pour aider les entreprises à atteindre leurs objectifs de marketing en ligne. 

Très polyvalent, il permet de :

• concevoir des formulaires pour récupérer des adresses mail,
• classer vos contacts dans des listes,
• faire des segmentations avancées,
• créer des newsletters à votre image dans le respect de votre charte graphique,
• expédier vos newsletters au moment souhaité,
• concevoir des landing page,
• créer des scénarios d’automatisation (messages de bienvenue, panier abandonné, anniversaire, etc.), 
• analyser vos statistiques de campagne, etc.

Brevo est un outil très intuitif. Cerise sur le gâteau, c’est un logiciel français avec un service client aux petits soins. Les utilisateurs peuvent compter sur une assistance rapide et professionnelle, mais aussi l’accès à des ressources en ligne (tutoriels, webinaires, etc.) 

Une solution gratuite permet d’envoyer 300 mails par jour. Si vous souhaitez passer à la vitesse supérieure, des formules peu coûteuses sont proposées. L’emailing est un canal de communication très intéressant et économique. Pour rappel, on compte 42,2 millions d’utilisateurs de l’email en France selon Médiamétrie (janvier 2019). Environ 1,4 milliard de mails sont envoyés en France chaque jour selon ContactLab en 2011. Alors, vous êtes prêt à faire décoller vos campagnes de mail accompagné de votre assistante virtuelle.

❇️ Qui a besoin d’une assistante virtuelle ?

Zoom, Slack, WhatsApp, Discord, Loom, WeTransfer, Smash les outils pour communiquer ou collaborer avec votre équipe

Zoom offre la perspective de faire des visios, mais aussi de prendre des rendez-vous virtuels, de faire des enregistrements et de partager son écran. Slack quant à lui offre une messagerie instantanée professionnelle avec la possibilité de créer plusieurs canaux de discussions. WhatsApp est une application mobile qui permet de passer des appels et des visions et aussi de transmettre des messages instantanés. Discord offre les mêmes services que WhatsApp, mais il a l’avantage de fonctionner autant sur mobile que sur ordinateur. Pour finir, Loom permet d’enregistrer son écran et sa webcam. C’est très pratique pour faire un tutoriel ou pour montrer l’avancée d’un projet. Une fois l’enregistrement effectué, il suffit d’envoyer le lien au destinataire. WeTransfer permet en quelques clics d’envoyer jusqu’à 2 Go de documents gratuitement. Attention, votre récepteur a un délai de 7 jours pour les télécharger. L’application Smash offre le même résultat pour les mobiles.

❇️ Quelles sont les tâches d’une assistante virtuelle ? Réponses !

WORDPRESS, le CMS de référence pour un site Internet puissant

WordPress est une plateforme de gestion de contenu qui permet de créer et de gérer facilement des sites web : vitrines et e-commerce. Vous n’avez pas besoin de compétences techniques avancées pour pouvoir l’utiliser. Une assistante virtuelle pourra vous accompagner pour rédiger les pages fixes de votre site, mais aussi les articles de blogs, les fiches produits, la gestion de commentaires et des avis clients. Pour être visible sur les moteurs de recherche, votre site doit respecter plusieurs points.

Une assistante virtuelle formée au SEO sera votre boussole pour mettre en place les actions nécessaires pour le référencement naturel de votre site. Votre collaboratrice pourra également créer des visuels percutants grâce à Canva pour votre site. Elle pourra mettre à jour votre site ainsi que les différentes extensions. Ces actions sont indispensables pour éviter les failles de sécurité et pour assurer une protection maximale. WordPress est un outil qui fait partie du quotidien des assistantes virtuelles. Bien souvent, elle maîtrise parfaitement cet outil. Elle pourra donc vous aider à améliorer l’expérience utilisateur. Elle pourra créer de nouvelles pages, voire même refondre entièrement votre site web. 

WordPress s’adapte à vos projets, les possibilités sont illimitées : agenda, prise de rendez-vous en ligne, réservation, achat de produits, espace de formation, etc. Il propose des fonctionnalités collaboratives permettant à l’équipe de travailler ensemble sur un projet. Ce CMS gère environ 40 % des sites web sur Internet. De plus, c’est un système de gestion de contenu open source, autrement dit, cela signifie que tout le monde peut l’utiliser gratuitement et le modifier selon ses souhaits. Alors, prêt à confier votre site WordPress à une assistante virtuelle.

Un logiciel de facturation efficace pour travailler en confiance avec votre assistante virtuelle

Les logiciels de facturation aident à rationaliser le processus de facturation et garantissent que les paiements soient effectués rapidement et efficacement. Plusieurs moyens en ligne sont disponibles, en version gratuite ou en version payante. Vous devez sélectionner l’outil qui vous correspond, votre assistante virtuelle s’adaptera. Un logiciel de facturation vous accompagne dans toutes étapes : création de facture, envoi, suivi. Certaines applications offrent des fonctions intéressantes : passerelles de paiement en ligne, gestion des devis et des bons de commande, génération de rapport, etc.

Plusieurs sociétés proposent des logiciels de facturation : facture.net, JLogiciels Facturation, Evoliz, Tiime, Magniv Pro, Sellsy, Zervant, Henrri, Billings Pro, Quickbooks, etc. Difficile de choisir un logiciel. Certaines solutions sont plus à destination des TPE tandis que d’autres s’adaptent plus aux PME, aux autoentrepreneurs, aux associations, etc. Un logiciel doit vous faire gagner du temps, il est donc important de lister les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin, puis testez en plusieurs. Demandez conseil auprès de votre assistante virtuelle, elle saura vous guider pour choisir le logiciel de facturation qui vous convient.

Les applications d’une assistante virtuelle : ce qu’il faut retenir

Les applications d’une assistante virtuelle sont multiples et variées. Ces dispositifs puissants sont indispensables pour vous offrir l’aide dont vous avez besoin au quotidien. Pour la productivité, les outils tels que Notion, Trello et Monday vont vous décharger du temps vous permettant ainsi de vous concentrer sur les tâches importantes. Les nombreux programmes de la suite Google Workspace vont vous permettre de collaborer avec votre équipe. Canva va vous simplifier la vie pour la réalisation de visuels percutants. Brevo va vous offrir la possibilité d’envoyer des campagnes de mails ciblés. Zoom, Slack, WhatsApp, Discord, Loom, WeTransfer, Smash vont vous accompagner au quotidien pour votre communication. WordPress est le dispositif indispensable pour votre présence en ligne.

Votre outil de facturation préféré sera celui qui vous permettra de vous décharger de la compta. Assisté de votre collaboratrice, vous aurez un regard avisé sur vos comptes. Travailler avec une collaboratrice à distance nécessite une organisation millimétrée. Grâce aux différentes applications d’une assistante virtuelle, vous allez pouvoir mener votre business d’une main de maître. 

❇️ Je veux trouver une assistante virtuelle freelance en Ardèche

Vous avez besoin d’une assistante virtuelle ? Je suis Francine, assistante virtuelle en freelance, j’accompagne les entrepreneurs dans leur quotidien numérique et administratif pour leur permettre de rester focus sur leurs projets !
Je prends rendez-vous pour travailler avec une assistante virtuelle freelance !

Francine 🌼