You are currently viewing Emailing et RGPD : comment assurer la conformité et la confiance

La communication par email est un pilier essentiel de la stratégie marketing. Avec la protection de la vie privée et l’entrée en vigueur du RGPD, l’emailing a subi une transformation profonde. Désormais, il s’agit d’envoyer des messages de manière éthique, légale et respectueuse de la vie privée. Le RGPD a été conçu pour répondre aux préoccupations concernant la collecte, le stockage et l’utilisation des données personnelles. Il accorde aux individus un niveau de contrôle sur leurs informations. Dans ce contexte, comment allier RGPD et emailing, plongeons ensemble dans ce monde où l‘éthique et la conformité sont les maîtres mots.

Les principes du Règlement général sur la protection des données – RGPD

Le RGPD est une réglementation européenne qui vise à protéger la vie privée des individus en donnant plus de contrôle sur leurs données personnelles tout en instaurant des obligations claires pour les organisations qui les traitent. L’un des principes fondamentaux du RGPD est la transparence. Les entreprises doivent informer leurs utilisateurs de manière claire et compréhensible sur la manière dont leurs données seront utilisées. Les abonnés doivent être pleinement conscients de la finalité pour laquelle leurs adresses email seront utilisées : envoi de newsletters, promotions, etc.

Le consentement est au cœur du RGPD. Avant de pouvoir envoyer des emails marketing, les entreprises doivent obtenir un consentement libre de la part des abonnés. Le règlement accorde aux individus certains droits en ce qui concerne leurs données personnelles. Parmi ces droits, il y a le droit d’accès, qui permet à un abonné de demander quelles données sont détenues à son sujet. Mais aussi le droit à la portabilité des données, qui permet à un individu de transférer ses données d’un service à un autre. Les entreprises doivent être préparées à répondre à ces demandes et à les traiter conformément à la réglementation.

ordinateur portable avec des enveloppes et inscription email marketing
© Canva

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Consentement et collecte de données

Lorsque vous collectez des adresses e-mail sur votre site web, assurez-vous que le processus est transparent. Les formulaires d’inscription doivent expliquer clairement pourquoi vous demandez l’adresse e-mail et comment elle sera utilisée. Le RGPD exige un consentement actif et positif. Les utilisateurs doivent cocher une case ou entreprendre une action explicite pour signifier leur consentement. Le simple fait de ne pas décocher une case précochée ne constitue pas un consentement valide. Une fois que vous avez obtenu un consentement valide, vous devez également permettre aux abonnés de gérer leurs préférences de manière transparente.

Le RGPD encourage une approche proactive de la gestion du consentement. Les entreprises doivent renouveler le consentement à intervalles réguliers pour s’assurer qu’il reste valable et que les abonnés sont toujours intéressés par les emails que vous envoyez. Les entreprises sont tenues de documenter le consentement. Elles doivent conserver des enregistrements de qui a donné son consentement, quand et comment il a été obtenu, ainsi que le contenu du consentement.

un cadenas or qui renferme une arobase
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Sécurisation des données de stockage

Lorsque vous envoyez des emails contenant des données personnelles, assurez-vous qu’ils sont cryptés en transit. Le chiffrement garantit que les données restent confidentielles lorsqu’elles circulent sur Internet, minimisant ainsi les risques de piratage. Les adresses e-mail et les données personnelles associées doivent être stockées de manière sécurisée. Utilisez des serveurs sécurisés et chiffrez les données stockées pour empêcher tout accès non autorisé.

L’accès aux données personnelles doit être limité aux personnes qui en ont besoin pour effectuer leur travail. Assurez-vous que vos employés sont formés sur les pratiques de sécurité des données. En vertu du RGPD, les individus ont le droit de demander la correction de leurs données personnelles si elles sont inexactes. Assurez-vous de mettre en place un processus pour gérer ces demandes rapidement et avec précision. Le RGPD oblige les entreprises à signaler les violations de données à l’autorité de protection des données compétente et aux individus concernés dans les 72 heures suivant la découverte de la violation. Avoir un plan de réponse aux violations de données en place est donc essentiel.

un homme tenant entre ses mains un cadenas et des enveloppes de mail
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Comment allier emailing et RGPD

La clé du succès de toute campagne d’emailing réside dans le contenu que vous envoyez. Fournissez à vos abonnés des informations pertinentes, utiles et engageantes qui répondent à leurs besoins et à leurs intérêts. Évitez les pratiques de marketing agressives qui pourraient être perçues comme intrusives. La personnalisation des emails peut améliorer l’expérience de l’abonné, mais elle doit être réalisée de manière responsable et conforme au RGPD.

Segmentez votre liste d’abonnés en fonction de leurs préférences et de leurs intérêts, cela augmente  l’engagement et la conversion. Assurez-vous que le processus de désabonnement est simple et direct. Respectez immédiatement leurs demandes de désabonnement. Surveillez attentivement les performances de vos campagnes d’emailing. Cela inclut les taux d’ouverture, les taux de clics, les conversions, mais aussi les taux de désabonnement et les plaintes. Utilisez ces données pour ajuster et améliorer continuellement vos campagnes.

ordinateur portable avec une enveloppe jaune et inscription email marketing
© Canva

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Consentement renouvelé et mises à jour

Le RGPD encourage les entreprises à renouveler le consentement de leurs abonnés. Vous devez reconfirmer l’intérêt de vos abonnés à recevoir vos emails. Cette pratique garantit que les personnes figurant sur votre liste sont toujours engagées et intéressées par votre contenu. La réglementation exige que vous informiez vos abonnés de toute mise à jour importante de votre politique de confidentialité.

Lorsque vous demandez un renouvellement de consentement ou lorsque vous informez vos abonnés des mises à jour de la politique de confidentialité, veillez à ce que les options soient claires et facilement accessibles. Les abonnés doivent comprendre les changements et avoir la possibilité de donner ou de retirer leur consentement en toute simplicité. Conservez un registre clair de tous les consentements obtenus, ainsi que de leur date et de leur source. Cela vous aidera à démontrer votre conformité en cas de vérification par les autorités de protection des données.

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Maintenant vous savez comment allier emaling et RGPD. La mise en place de l’ensemble de ces actions vous permettra de maintenir une liste d’abonnés de haute qualité et de renforcer la confiance de votre public. Cerise sur le gâteau vous serez également 100 % en conformité avec le RGPD

 

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